Ein Lieferant ist verpflichtet, durch Belege eindeutig und leicht nachprüfbar nachzuweisen, daß die Liefergegenstände Ware tatsächlich in das übrige Gemeinschaftsgebiet bzw. das Drittlandsgebiet gelangt sind.
In den Fällen, in denen der Lieferant oder der Abnehmer den Transport der Liefergegenstände von Deutschland aus in das übrige Gemeinschaftsgebiet oder das Drittlandsgebiet durch einen selbstständigen Beauftragten (z.B. Spediteur, Frachtführer, Verfrachter, Fuhrunternehmer, Kurierdienst bzw. Post oder Bahn) ausführen oder besorgen läßt (sog. Versendungsfälle), soll der Unternehmer den belegmäßigen Nachweis nach § 10 Abs. 1 UStDV folgendermaßen führen:
1. durch einen Versendungsbeleg, insbesondere durch Eisenbahnfrachtbrief, Luftfrachtbrief, Posteinlieferungsbescheinigung, das zur Auftragserteilung an einen Kurierdienst gefertigte Dokument oder durch Konnossement, Ladeschein oder Rollfuhrschein sowie deren Doppelstücke, wenn sich aus ihnen die grenzüberschreitende Warenbewegung ergibt,
2. durch einen sonstigen handelsüblichen Beleg, insbesondere durch eine Bescheinigung des beauftragten Spediteurs („weiße Spediteursbescheinigung“).
Die sog. weiße Spediteursbescheinigung soll nach § 10 Abs. 1 Nr. 2 UStDV die folgenden Angaben enthalten:
a) den Namen und die Anschrift des Ausstellers sowie den Tag der Ausstellung,
b) den Namen und die Anschrift des Unternehmers sowie des Auftraggebers, wenn dieser nicht der Unternehmer ist,
c) die handelsübliche Bezeichnung und die Menge des ausgeführten Gegenstands,
d) den Ort und den Tag der Ausfuhr oder den Ort und den Tag der Versendung in das Drittlandsgebiet,
e) den Empfänger und den Bestimmungsort im Drittlandsgebiet,
f) eine Versicherung des Ausstellers, dass die Angaben in dem Beleg auf Grund von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind,
g) die Unterschrift des Ausstellers.
Das BMF hat in einem Schreiben angekündigt, die Bescheinigungen für Umsatzsteuerzwecke, die ein Spediteur oder Frachtführer als Nachweis für die Durchführung einer Ausfuhrlieferung ausstellt, künftig genauer zu kontrollieren. Man habe feststellen müssen, dass, diese Bescheinigungen von den Dienstleistern sehr oft ungenau ausgefüllt werden.
Dies bedeutet, dass die Finanzverwaltung zukünftig noch genauer als bislang die ordnungsgemäße Ausstellung der Nachweise prüfen wird. Unternehmen sollten aus diesem Grund die als Ausfuhrnachweis ausgestellten "weißen Spediteursbescheinigungen" nach Erhalt genau prüfen, da anderenfalls die Steuerbefreiung gefährdet ist.
